Tilsynsklar arbejdsmiljødokumentation - få styr på arbejdsmiljøarbejdet

At være tilsynsklar handler ikke om at producere dokumentation for dokumentationens skyld. Det handler om at kunne vise, at virksomheden arbejder systematisk med arbejdsmiljøet, og at der er styr på de relevante aktiviteter, beslutninger og opfølgninger.

Arbejdsmiljødokumentationen kan blandt andet omfatte:

• APV’er og resultater fra APV
• handlingsplaner og opfølgning
• dokumentation fra AMO-møder
• årlig arbejdsmiljødrøftelse
• sikkerhedsrunderinger
• arbejdsskader og nærved-ulykker
• medarbejderindberetninger
• arbejdsmiljøorganisationens struktur og deltagere
• relevante dokumenter, procedurer og instruktioner
• aktiviteter i virksomhedens arbejdsmiljø-årshjul

Det vigtige er ikke kun, at dokumentationen findes. Den skal også kunne findes, forstås og anvendes, når der er behov for den.

Den bedste arbejdsmiljødokumentation er ikke noget, man forsøger at samle sammen i sidste øjeblik. Den bliver skabt naturligt som en del af det daglige arbejde.

Når en sikkerhedsrundering registreres digitalt, når APV'en gennemføres og der laves handlingsplaner, når der laves opfølgning af handlingsplanerne, når en hændelse indberettes, eller når et AMO-møde dokumenteres, bliver informationen samtidig en del af virksomhedens samlede dokumentation.

Det gør dokumentationen mere værdifuld både i hverdagen og ved et eventuelt tilsyn.

En af de store fordele ved et digitalt arbejdsmiljøsystem er, at dokumentationen samles ét sted.

I arbejdsmiljøsystemet kan virksomheden samle de centrale dele af arbejdsmiljøarbejdet i én platform. Det giver arbejdsmiljøorganisationen et samlet overblik og gør det lettere at følge op på de aktiviteter, der skal gennemføres.

I stedet for at spørge “Hvor ligger den APV nu?” kan man gå direkte ind i systemet.

I stedet for at lede efter det seneste referat fra AMO-mødet kan man finde det samme sted som de øvrige møder.

Og i stedet for at forsøge at huske, hvornår der sidst blev fulgt op på en handlingsplan, kan arbejdet struktureres og følges digitalt.

Arbejdsmiljøsystemet er udviklet til at gøre arbejdsmiljøarbejdet mere overskueligt og mindre administrativt.

Platformen kan blandt andet bruges til:

APV og handlingsplaner

APV-resultater og tilhørende handlingsplaner kan samles digitalt. Det gør det lettere at bevare overblikket over de  identificerede problemer og følge op på, om de bliver håndteret.

AMO-møder og referater

Møder i arbejdsmiljøorganisationen kan dokumenteres med blandt andet agenda, referat og opfølgning. Dermed bliver beslutninger ikke kun noget, der blev sagt på mødet. De bliver en del af virksomhedens arbejdsmiljødokumentation.

Sikkerhedsrunderinger

Resultater fra sikkerhedsrunderinger kan registreres og bruges som grundlag for det videre arbejdsmiljøarbejde. Det skaber en naturlig sammenhæng mellem observationer, handlinger og opfølgning.

Arbejdsskader og nærved-ulykker

Indberetninger af arbejdsmiljøhændelser, arbejdsskader og nærved-ulykker kan håndteres digitalt. Det gør det lettere at identificere problemer og sikre, at relevante hændelser bliver en del af virksomhedens arbejdsmiljøarbejde.

Medarbejderindberetninger

Medarbejderportalen giver medarbejderne mulighed for at indberette arbejdsmiljøproblemer og hændelser. Det understøtter princippet om, at medarbejderne skal kunne bidrage aktivt til arbejdsmiljøarbejdet.

Tilsynsklar dokumentation handler også om tilgængelighed.

Det er ikke meget værd at have en APV fra tidligere år, hvis ingen kan finde den. Det samme gælder gamle handlingsplaner, referater eller dokumentation fra sikkerhedsrunderinger.

Med et digitalt arbejdsmiljøsystem bliver tidligere arbejdsmiljøarbejde en del af virksomhedens samlede historik.

Det betyder, at virksomheden kan se tilbage på:

• tidligere APV’er
• gennemførte aktiviteter
• tidligere handlingsplaner
• AMO-møder
• sikkerhedsrunderinger
• indberettede hændelser
• opfølgning på arbejdsmiljøproblemer

Det giver ikke bare bedre dokumentation. Det giver også mulighed for at lære af virksomhedens tidligere arbejdsmiljøarbejde.

Det er vigtigt at huske, at god arbejdsmiljødokumentation først og fremmest skal hjælpe virksomheden selv.

Et godt system gør det lettere for arbejdsmiljøorganisationen at arbejde systematisk, følge op på problemer og skabe kontinuitet.

Når dokumentationen er samlet, bliver det også lettere for nye medlemmer af AMO at sætte sig ind i tidligere beslutninger og aktiviteter.

På den måde bliver dokumentationen et arbejdsredskab. Ikke bare noget, der skal kunne vises frem ved et tilsyn.

Tilsynsklar arbejdsmiljødokumentation behøver ikke være kompliceret.

Når arbejdsmiljøarbejdet struktureres digitalt, bliver det lettere at holde styr på APV, handlingsplaner, AMO-møder, sikkerhedsrunderinger, hændelser og øvrig dokumentation.

Arbejdsmiljøsystemet samler arbejdsmiljøarbejdet i én brugervenlig platform, så arbejdsmiljøorganisationen kan bruge mindre tid på administration og mere tid på det, der faktisk gør en forskel: mennesker og arbejdsmiljø.

Vil I vide, hvor godt jeres arbejdsmiljøarbejde er organiseret?

Kontakt mig og få en uforpligtende demo.