Hvorfor er Excel, Word eller Arbejdstilsynets gratis APV-værktøj ikke altid nok til en APV?

En arbejdspladsvurdering (APV) behøver ikke nødvendigvis at være kompliceret. Mange virksomheder starter derfor med Excel, Word eller det gratis APV-værktøj fra Arbejdstilsynet. Og det kan være en fin begyndelse. Men en APV er mere end et spørgeskema og et dokument med nogle resultater. Når APV’en skal omsættes til konkrete handlinger, ansvarlige personer, deadlines og løbende […]

En arbejdspladsvurdering (APV) behøver ikke nødvendigvis at være kompliceret. Mange virksomheder starter derfor med Excel, Word eller det gratis APV-værktøj fra Arbejdstilsynet. Og det kan være en fin begyndelse.

Men en APV er mere end et spørgeskema og et dokument med nogle resultater.

Når APV’en skal omsættes til konkrete handlinger, ansvarlige personer, deadlines og løbende opfølgning, begynder de simple værktøjer ofte at komme til kort. Problemet er ikke nødvendigvis selve APV’en. Det er alt det arbejde, der kommer bagefter.

Kan man lave en APV i Excel eller Word?

Ja. Teknisk set kan en virksomhed godt bruge Excel eller Word til at gennemføre og dokumentere en arbejdspladsvurdering.

Et Excel-ark kan eksempelvis bruges til at samle besvarelser, og Word kan bruges til at skrive APV-rapporten. Arbejdstilsynets gratis APV-værktøj kan også være en hjælp til at komme i gang med APV-arbejdet.

Udfordringen opstår, når APV’en skal være en integreret del af virksomhedens systematiske arbejdsmiljøarbejde.

APV’en er kun første skridt

En god APV skal ikke ende som en fil på et fællesdrev, der bliver åbnet igen om tre år.

Resultaterne skal bruges til at identificere arbejdsmiljøproblemer, prioritere indsatsen og udarbejde en handlingsplan, når der er problemer, som ikke kan løses med det samme.

Det kræver blandt andet:

• Overblik over identificerede arbejdsmiljøproblemer
• Prioritering af indsatsen
• Ansvarlige medarbejdere
• Frister for handling
• Dokumentation af løsninger
• Opfølgning på igangværende aktiviteter
• Mulighed for at følge udviklingen over tid

Det er her, Excel og Word ofte bliver mere besværlige end hjælpsomme.

Hvorfor er Excel ikke det bedste APV-værktøj?

Et stort Excel-ark kan indeholde masser af information uden nødvendigvis at give et godt overblik.

Det kan være svært hurtigt at se:

• Hvilke problemer er stadig åbne?
• Hvem er ansvarlig?
• Hvilke deadlines nærmer sig?
• Hvilke problemer går igen?
• Hvilke tiltag er afsluttet?
• Hvad skal AMO følge op på næste gang?

Et digitalt arbejdsmiljøsystem kan samle disse oplysninger ét sted og gøre dem langt lettere at arbejde med.

Hvorfor er Word ikke tilstrækkeligt til APV?

Word fungerer glimrende til dokumenter og rapporter. Men en APV er ikke kun et dokument.

Hvis APV-resultatet bliver gemt som en PDF eller Word-fil, kan det være vanskeligt at arbejde videre med informationerne.

Forestil dig, at en APV identificerer 15 arbejdsmiljøproblemer. I Word kan du beskrive problemerne. Men hvad sker der derefter?

Et professionelt APV-system bør hjælpe med at gøre problemerne til konkrete aktiviteter. Hvem skal gøre hvad? Hvornår skal det være gjort? Er det løst? Og hvornår skal der følges op?

Det er forskellen på at dokumentere arbejdsmiljøarbejdet og faktisk styre arbejdsmiljøarbejdet.

Hvad med Arbejdstilsynets gratis APV-værktøj?

Arbejdstilsynets materialer og værktøjer kan være en god hjælp for virksomheder, der skal i gang med APV. De kan blandt andet give inspiration til, hvordan man arbejder med forskellige arbejdsmiljøforhold.

Men et gratis værktøj er ikke nødvendigvis det samme som et komplet arbejdsmiljøsystem.

Det afgørende spørgsmål er derfor ikke kun: “Kan vi lave vores APV gratis?”. Det er også: “Hvordan sikrer vi, at resultaterne bliver omsat til handling og fulgt op?”

Et værktøj kontra et samlet system

Et enkelt APV-værktøj kan løse en konkret opgave. Et digitalt arbejdsmiljøsystem kan samle flere dele af virksomhedens arbejdsmiljøarbejde.

Vi samler alt i arbejdsmiljøsystemet:

• APV
• Handlingsplaner
• Medarbejderindberetninger om Arbejdsskader og Nærved-ulykker
• Sikkerhedsrunderinger
• AMO-møder
• Årlig Arbejdsmiljødrøftelse
• Dokumentation
• Opfølgning og påmindelser

Dermed bliver APV’en ikke en isoleret aktivitet, men en del af virksomhedens systematiske arbejdsmiljøarbejde.

Hvornår bør virksomheden vælge et digitalt APV-system?

Excel eller Word kan være tilstrækkeligt for en mindre og enkel organisation med få arbejdsmiljøforhold.

Men behovet for et egentligt arbejdsmiljøsystem bliver typisk større, når virksomheden får:

• Flere medarbejdere
• Flere afdelinger eller lokationer
• En større arbejdsmiljøorganisation
• Mange igangværende handlingsplaner
• Flere årlige arbejdsmiljøaktiviteter
• Behov for dokumentation
• Krav om bedre opfølgning
• Behov for at samle arbejdsmiljødata ét sted

Her kan et digitalt APV-system spare tid og samtidig skabe et bedre overblik.

APV handler ikke om at udfylde et skema

Det er måske den vigtigste pointe. En arbejdspladsvurdering bør ikke være en administrativ øvelse, der gennemføres, fordi den skal gennemføres. Formålet er at skabe et bedre og mere sikkert arbejdsmiljø.

Derfor bør APV-processen gøre det nemt for virksomheden at gå fra:

Undersøgelse → indsigt → prioritering → handling → opfølgning → forbedring

Excel, Word og gratis værktøjer kan være gode hjælpemidler undervejs. Men de løser ikke nødvendigvis hele processen.

Gør APV til en del af det daglige arbejdsmiljøarbejde

Excel, Word og Arbejdstilsynets gratis APV-værktøj kan være fine steder at starte, især hvis virksomhedens behov er begrænsede.

Men når APV’en skal kobles sammen med handlingsplaner, ansvar, deadlines, dokumentation og løbende opfølgning, bliver et specialiseret digitalt arbejdsmiljøsystem langt mere interessant.

Den bedste APV er nemlig ikke den, der ligger pænest i en mappe.

Det er den APV, der fører til konkrete forbedringer af arbejdsmiljøet.

Vil I have mindre administration og bedre overblik over APV og arbejdsmiljøarbejdet, kan et samlet digitalt arbejdsmiljøsystem være næste naturlige skridt.